Mengirim E-mail dengan baik dan benar

Menulis email sudah menjadi bagian dari pekerjaan kita beberapa tahun terakhir ini. Dunia menjadi semakin terlihat kecil dengan kemampuan email untuk mengirim dan menerima surat, data atau gambar ke suatu tempat yang bahkan tidak pernah kita ketahui sebelumnya.

Sebagai bagian dari pekerjaan, sudah seharusnya kita mencoba untuk mencari tahu bagaimana dalam menulis email yang baik dan benar.

Berapa banyak yang harus kita tulis dalam email?

Email bertujuan untuk menyampaikan sesuatu dengan lebih cepat dan komunikasi yang simple sehingga kalau tidak diperlukan, sudah sebaiknya email hanya berisikan kurang lebih 5 paragraf saja. Untuk pengiriman sesuatu tulisan atau data yang melebihi dari itu, sebaiknya menggunakan suatu lampiran seperti lampiran file WORD, EXCEL dan lainnya.

Apakah tata bahasa dan ejaan sangat penting?

Sama halnya seperti surat menyurat bahwa kedua hal diatas adalah hal yang sangat penting. Tanpa suatu tata bahasa dan ejaan yang benar akan mengurangi “nilai” si pengirim di mata si penerima dan juga kemungkinan adanya kesalahan persepsi terhadap email yang dikirim. Sebaiknya, hindari pemakaian singkatan dan gunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar.

Apa yang dimaksud dengan “Cc” dan “Bcc”?

Biasanya “Cc” (Carbon Copy) digunakan untuk orang yang anda tuju tapi tidak memerlukan reply (tanggapan) dari mereka atau hanya sekedar pemberitahuan saja. Sedangkan “Bcc” (Blind Carbon Copy) digunakan hampir sama dengan “Cc” tetapi dalam hal ini, penerima dalam “Bcc” tidak akan diketahui (terihat) oleh penerima yang ada di “To” atau “Cc” dan juga penerima “Bcc” tidak dapat melihat penerima lain yang ada di “Bcc” juga.

Dalam contoh diatas, email dikirim langsung (ditujukan) ke Budi. Dan juga mengirimnya kepada Raja, di kolom “Cc”. Anto dan Dewi di bagian “Bcc”. Mereka (Anto dan Dewi) dapat melihat penerima yang lain (Budi dan Raja) tapi Budi dan Raja tidak bisa melihat mereka (Anto dan Dewi).

Apa yang dimaksud dengan Plain Text dan HTML dalam email format? Plain Text adalah bentuk teks yang sangat sederhana dimana tidak terdapat fungsi untuk mengubah bentuk huruf maupun warna. Email hanya dapat berisi huruf saja (tidak bisa gambar atau pun lainnya kecuali sebagai lampiran) yang diketik melalui keyboard dan dikenal sebagai kode ASCII.

Kebanyakan Plain Text menggunakan bentuk huruf COURIER yang mempunyai lebar huruf yang sama, hal ini berguna jika anda mau membuat suatu tulisan yang rapi.

Sedangkan HTML adalah suatu bentuk format dimana anda dapat mengubah bentuk huruf, warna bahkan dapat memasukkan gambar maupun suatu link yang berguna untuk menuju suatu website tertentu, misal:

“ Untuk keterangan lebih lengkap, silahkan klik www.otakku.com

Jadi format mana yang sesuai dengan anda?? Plain Text atau HTML? Sekarang ini, email tidak hanya diterima melalui komputer saja, tetapi juga PDA atau telpon gengam. Plain Text dapat dengan mudah dibaca oleh si penerima baik melalui komputer, telpon genggam atau PDA. Sedangkan dalam format HTML mungkin tidak bisa diterima (tidak terbaca) di telpon genggam ataupun PDA.

Dan biasanya format HTML membutuhkan ruang yang lebih besar sehingga akan menyulitkan si penerima apabila mempunyai koneksi internet yang buruk atau lambat.

Intinya, apabila anda ingin email anda pasti dapat dibaca oleh siapapun maka Plain Text adalah pilihan terbaik walaupun tidak dapat memberikan tampilan yang “cantik”.

Kapan anda sebaiknya membalas email?

E-mail yang diterima sudah seharusnya di balas dalam waktu singkat dan alangkah lebih baik bila anda sedang berhalangan untuk menerima email, dapat diwakilkan oleh orang lain atau rekan kerja sehingga pelanggan atau klien anda tidak menunggu terlalu lama.

Apa saja yang harus dituliskan dalam email, baik pada saat menulis pertama kali atau membalas email?

Sebaiknya di dalam isi email, harus dicantumkan nama yang dituju. Hal ini sangatlah penting mengingat tidak semua email merupakan milik si penerima. Kadang-kadang satu alamat email digunakan untuk satu divisi, misal sales@otakku.com; service@otakku.com dan sebagainya.

Seperti kita menulis surat, tulisan “Dengan Hormat”; “Terima Kasih” dan lainnya sebagai pembuka maupun penutup dalam isi surat sudah wajib untuk ditulis.

Apabila kita membalas email dari pelanggan, kata-kata seperti:

"Terima kasih atas email yang bapak/ibu kirim per tanggal….. "; "Mohon maaf atas keterlambatan dalam membalas email Bapak/Ibu"; "Terima kasih atas order yang Bapak/Ibu kirim Sebagai kalimat pembuka dalam membalas email, juga memberikan suatu tambahan nilai tersendiri bagi si penerima email."

Selalu mencantumkan nama dan jabatan adalah perlu sehingga mereka (pelanggan) dapat mengetahui dengan siapa mereka berhubungan.

Untuk memudahkan kita bahwa setiap email yang kita kirim selalu mencantumkan nama perusahaan, nama , jabatan maupun alamat, kita bisa menggunakan Signature File (fungsi yang ada di program Email) yang secara otomatis akan mengirim data pribadi yang telah kita isi sebelumnya.

Pages: 1 2

Filed under: How To Articles
  • haris

    terima kasih sebelumnya.saya ada masalah dengan email saya nih pertama kali buat email saya langsung mencoba mengirim email dan berhasil,tapi setelah jarang lagi mengirim email dan ketika saya mau mengirim email lagi kok tulisan kirimnya ga bisa di klik alhasil ga bisa terkirim.mohon dibalas jawabannya.

  • http://yahoo budianto

    coba dulu deeeeeeeh

  • http://yahoo budianto

    trwetrtretrt

  • http://yahoo budianto

    :roll: :cry: :cry: :cry: :cry: :cry: :cry: :cry: :cry: :cry: :lol: :lol:

  • http://indajawati.blogspot.com SrI Indajawati

    bagaimana cara mengirim email yg di bawah suratnya itu ada fotonya? maksudnya masukkan foto tanpa melalui lampiran, trim

  • http://www.otakku.com Otakku

    @ Sri
    Seharusnya tidak sulit, sebagi pengganti dengan menggunakan “Insert File”, gunakan pilihan “Insert Pictures” dan gambar akan terlihat bersama dengan surat.

    Itu menurut kami loh dan kalau menggunakan Outllok (Express).
    Mungkin ada yang bisa bantu??

  • http://ahmaddzulqarnain.blogspot.com ahmad

    :smile: mas,gimana toh cara ngirim email….saya kaga bisa..neh…

  • shasy monkey

    cara awalnya……… donx…………

  • http://www.plasa.com lestari

    mOrning mam,pa da masuk e_mail saya buk?

  • http://in.com niluh satriani

    :lol: pak aku dah kirimin e-mail nya lho!!!1!!!

  • http://yahoo.com ardhy

    :evil: cara ngirim e_mail yang benar kyak apa bozzzzz..saya ga’ tau neh..

  • ajeng

    aq numpang copy data d atas

  • odink

    gymana ce cara ngirim email dgn menggunakan kontak yg tersediah.,.???
    lezzz y.,.
    plizz gw gt tau bgt ne.,.,

  • utyna

    :roll: :lol: :lol: :lol: numpag lewad!!!!!!hehe……

  • mellinda

    w sayang sama u :cool:

  • http://www.otakku.com lia

    w dah cb krim imail + dlmpiri fto tapi ko g bsa2 se………..tlong krim cranya donks????? :?:

  • Otakku

    @Lia,
    Tidak bisanya gimana yah?? Mungkin pembaca yang lain juga bisa bantu bila menjelaskan dengan lebih rinci!!

    Ada 2 cara untuk melampirkan foto, satu dengan langsung membuat foto tampil di email dengan cara insert picture, satu lagi sebagai lampiran, yaitu dengan cara insert file.

    Semoga membantu!!

    Salam,

    Otakku.com

  • http://googel.com dzul

    NAMA:DZUL AZQA
    NIS:06.069
    KLS:IX.3

  • dekgun

    knapa setiap saya ngirim email selalu gagal?apa kira2 penyababnya? :sad:

  • Raynaldi

    Bingung bgt

  • Puca be

    Maaf nich ganggu, saya cuma mau tny gmana cyh cara ngtik alamat penerima email yg bnar,
    “kq suruh pk koMA sgala.. LezZ eap

  • Naruto

    Aduh numpang lewat ah

  • desri indah

    makasih 4 petunjuknya????????

  • http://mohammad.rosidi@rocketmail.com mohammad.rosidi

    oke banget coy :oops: :smile: :evil:

  • edi setia

    tkanks sooo much :grin: :lol: :grin:

  • http://bngung muhammad

    mumet

  • http://WWW.VRYAMETHAJAYA.@YAHOO.COM larazz

    bpk…………………. :

  • http://zettypgnpinter.blogspot.com zetty

    Mas…om…,gimana sih kirim email yang betul,q msh perlu bimbingan nich… :roll:

  • sasongko

    matur suwun :mrgreen:

  • http://gmail.com ciciniakurniasih

    bu ini alamat email saya raisanadila@yahoo.id.co

  • JEFRISCO

    :mrgreen: :mrgreen: :roll: :roll: :twisted: :lol: :lol: :evil: :evil:
    KWIIIIIIIIIIIIIIIIIIIK KWOOOOOOOOOOOOOOOOOOOOOOOOK……………….

  • christian yosep

    :neutral: :twisted: :arrow: :shock: :smile: :cool: :grin: :cry:
    kayaknya sangat meyakinkan…..

  • de_pe

    . tolong donk kasih tahu cara ngirim email yang simple aja .
    . kalau baca sebanyak ini saya malah jadi bingung .

    . terima kasih . . .

  • Otakku

    @de_pe,
    Sayangnya semuanya itu berkaitan dan menjadi satu kesatuan untuk mengirim email yang baik. Jadi harus dibaca seluruhnya deh!! :-)

    Salam,

    Otakku.com

  • IdRIZ

    masih blum ngerti . . .

    :cry: :cry: :cry:

  • vinta

    tq bngt info x. coz, biasa x saya ngirim e-mail lwt yahoo. blh nanya g? apa bedanya ngirim e-mail (yng anda beritahu) dng ngirim e-mail lewat yahoo? mohon jawabannya… :?:

  • http://www.facebook.com/people/Nillaloyal-Cliquers/100001530061410 Nillaloyal Cliquers

    tolong donk klau email jangan sulitttt ,jadi bingung

  • http://www.facebook.com/people/Nillaloyal-Cliquers/100001530061410 Nillaloyal Cliquers

    hay kim : bum

  • FAJAR BITRAZUHES

    TERIMAKASIH ATAS ARTIKELNYA, NICE BANGET